beratung zur DIGITALISIERUNG DER GESCHÄFTSPROZESSE

Digitalisierung Beratung

beratung zur DIGITALISIERUNG DER GESCHÄFTSPROZESSE

Ziel der Beratung

 

Ausgangslage für die Inanspruchnahme einer Beratung waren zunächst sowohl Defizite in den Bereichen Digitalisierung des Marketings als auch der Geschäftsprozesse. 

Anders als in den Angebotsinhalten definiert, erfolgte im Zuge der Ist-Analyse eine Verschiebung des Beratungsfokus hin zu einer Strategieentwicklung der Geschäftsprozessdigitalisierung. Dies resultierte aus der Erkenntnis, dass eine Effizienzsteigerung in diesen Prozessabläufen vorrangiges Ziel sein muss, bevor die weiteren, d.h. marketingrelevanten Prozesse neu zu definieren sind.

Primäre Zielsetzung der Konsultation muss demnach sein, eine mittelfristige Erhöhung der digitalen Reichweite über Optimierung und Erweiterung der online ablaufenden Buchungs- und Kommunikationsprozesse zur Neukundengewinnung zu erreichen. Dazu sind die digitalen Prozesse generell zu optimieren, insbesondere durch Automatisierung der Abläufe im Verwaltungs-, Buchungs- und Bezahlprozess.

Sekundär, und damit flankierend, werden erste Strategien und Empfehlungen zur Optimierung des Social Marketings und Suchmaschinenmarketings entwickelt, die in einer gesonderten Beratung vertieft werden sollten.

Durch diese Beratung zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse und des Marketing soll das Unternehmen effizienter und somit langfristig wirtschaftlich erfolgreich am Markt ausgerichtet werden.

Als Vorgehensweise wurden folgende Schritte definiert:

  • Ist-Analyse zum Beratungsbeginn mit Erarbeitung des Status Quo, der Schwächen und Zielsetzung
  • Strategie-Entwicklung zur Optimierung der Digitalisierung der Geschäftsprozesse, insbesondere durch Automatisierung der Abläufe und Buchungsprozesse
  • Maßnahmenplan zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategien mittels Neuimplementierung eines Online-Buchungssystems
  • Analysen und erste Strategien zur Digitalisierung des Marketings
Digitalisierung Beratung GESCHÄFTSPROZESSE

Zusammenfassung der Ergebnisse

 

Im Verlauf der Beratung hat sich gezeigt, dass auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Fokus gerichtet werden muss, da deren zeitnahe Optimierung und Erweiterung für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens entscheidender sind, während das Marketing erst in einem zweiten Schritt mittels Digitalisierungsstrategien neu zu positionieren ist. Daher wurden zum Thema Marketing für das Unternehmen nach einer Ist-Analyse lediglich erste Strategien entwickelt. Es wird empfohlen, dass der auf diesem Gebiet erforderliche, weitergehende Beratungsbedarf in den Bereichen Suchmaschinenmarketing, Multichannel-Ansprache und Social Marketing zu einem späteren Zeitpunkt – idealerweise nach Umsetzung der in den vorangegangenen Kapiteln definierten Strategien und Empfehlungen – erfolgt.

Die eingehende Analyse der Prozesslandschaft hat aufgezeigt, dass das aktuell im Einsatz befindliche Buchungssystem strukturelle Defizite in der Automatisierung von Abläufen, insbesondere in der Abwicklung von Buchungsprozessen aufweist.

Von den anfänglichen Funktionen eines einfachen, webbasierten Kalendersystems zur Online-Reservierung und Darstellung aktueller Belegungszeiten ist nach einem Jahr Praxisbetrieb zu konstatieren, dass durch die unterschiedlichen Angebote und Konditionen mit einer differenzierten Zielgruppenansprache komplexere Prozesse abzubilden sind. Die derzeit installierte Software ist nicht in der Lage, diese Komplexität zu leisten. Vor diesem Hintergrund wurde das Unternehmen im Hinblick auf weitergehenden Lösungen zur Digitalisierung der verschiedenartigen Prozessabläufe im Buchungsprozess beraten.

Eine erste Bedarfsanalyse auf Basis des Ist-Zustands hat im Ergebnis gezeigt, dass die zukünftige Softwarelösung eine Vielzahl an Kriterien erfüllen muss, um die gewünschte Erweiterung und Optimierung digitaler Prozesse zu gewährleisten.

Eine daraus resultierende Effizienzsteigerung schafft der Unternehmensseite neue Freiräume und Optionen zur Neukundengewinnung, zugleich führen einfache, klar strukturierte Prozessabläufe zu einer hohen Zufriedenheit und somit dauerhaften Kundenbindung.

Aufgrund des umfassenden Angebots webbasierter Buchungssoftware und deren komplexer, teils unüberschaubarer Funktionen wurde das Unternehmen dahingehend beraten, die für den mittelfristigen Bedarf primären Funktionen von den weniger relevanten Funktionen zu trennen.

Dazu ist ein klar strukturierter Aufbau mit optimaler Einbindung in die vom Unternehmen genutzte CMS-Websitebasis „WordPress“ von Bedeutung. Eine einfache Handhabung der Softwarelösung mit Flexibilität bei zukünftigen Erweiterungen der Leistungsangebote, Plattformen oder auch Standorte ist von ebenso großer Relevanz. Die einfache Integration weiterer Dienste mit Synchronisation von Kalender-Apps, die Einbindung von Abonnements bzw. Spezialtarifen und schließlich die Integration bekannter Bezahldienste, wie „Stripe“ und „PayPal“, wurden als ebenso wichtige Kriterien erkannt und waren somit Bestandteil der Strategieentwicklung.

Letztlich sollen neben den Buchungsprozessen auch die Kommunikationsprozesse mit bestehenden und potenziellen Kunden optimiert werden. Dazu erfolgte eine Beratung hinsichtlich einer Optimierung der Kundenverwaltung mit Generierung eines automatisierten und zugleich individuell anpassbaren Email-Versands. In diesem Kontext sind auch die seit Mai 2018 verbindlich geltenden Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Auswahl des Anbieters zu berücksichtigen.

Dem Beratungsunternehmen wurde empfohlen, auf Grundlage der Bedarfsanalyse einen detaillierten Kriterienkatalog zu erstellen, der sämtliche für die Optimierung der digitalen Geschäftsprozesse relevanten Funktionen beinhaltet. Unterstützend soll die ebenfalls im Beratungsprozess erstellte Auswahl derzeit am Markt erhältlicher Softwarelösungen dienen. Diese Liste beinhaltet bereits eine Eingrenzung auf die primären Funktionen der relevanten Prozesse im online ablaufenden Buchungs- und Kommunikationsprozess.

Auf Basis des aktuellen Kenntnisstandes erfolgt die Empfehlung, den Anbieter „Amelia“ für eine intensive Testphase auf dem vorhandenen System zu installieren. Diese Buchungssoftware verfügt über zahlreiche, praxisorientierte Serviceleistungen für einen zukunftssicheren Einsatz im Unternehmen und ist zudem unkompliziert in die vorhandene Website und die CMS-Basis WordPress zu integrieren.

Aus Datenschutzgründen wurde das Beratungsunternehmen anonymisiert

Förderung von beratungen gemeinsam mit dem RKW Hessen

Kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Freiberufler können gemeinsam mit dem RKW HESSEN Beratungsleistungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie Produkten und Dienstleistungen  in Anspruch nehmen.

Damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt!
Weitere Infos gibt es  auf der Website des RKW HESSEN

Beratungsprojekte für hessische kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können für bis zu zehn Tagewerke bezuschusst werden.

  • Der Zuschuss beträgt 600 EUR je Tagewerk  Tagewerk
  • D.h. maximal 6.000 EUR bzw. 6.500 EUR 
  • und max. 50% des Beratungshonorars.

Mögliche Themenschwerpunkte der Digitalisierungsberatung können sein:

Digitale Geschäftsmodelle: Neue Produktinnovationen und Services

  • Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle, Produkte sowie Services
  • Ergänzung und Anpassung bestehender Produkte um digitale Aspekte
 

Digitalisierung der Prozesslandschaft

  • In allen Bereichen im Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Kunden bzw. Lieferanten möglich (Bestellvorgänge, Lagerhaltung, Produktion, Archivierung u.a.)
  • Einführung von e-Business-Software-Lösungen, z.B. IT-gestützte Managementsysteme, Modellierung von Geschäftsprozessen
 

Digitalisierung des Marketings

  • Webanwendungen unter Beachtung der Usability (alle Endgeräte betrachtend), z.B. Webseiten, Apps
  • Online-Vertriebswege, z.B. Webshops, eSupport, elektronische Marktplätze
  • automatisierte, personalisierte und Multi-Channel-Kundenansprache
  • Professionalisierung des Suchmaschinenmarketings und des Social Marketing
 

Gewährleistung der IT-Sicherheit

  • Begleitung bei der Umsetzung von erforderlichen Maßnahmen, z.B. Cloud Computing, digitale Verschlüsselung, mobile Zugriffstechniken, elektronische Signaturen
  • Organisation und Schutz von Daten
  • Entwicklung und Realisierung von ganzheitlichen IT-Konzepten

 

Vorranggebiete Beratungsförderung

https://www.rkw-hessen.de/beratungsfoerderung/kostenfreie-erstberatung/vorranggebiete.html

KMU-Kriterien – Was ist ein kleines und mittleres Unternehmen?

https://www.rkw-hessen.de/beratungsfoerderung/kostenfreie-erstberatung/kmu-kriterien.html