Beratung zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Zusammenfassung der Ergebnisse

Im Verlauf der Beratung hat sich gezeigt, dass auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Fokus gerichtet werden muss, da deren zeitnahe Optimierung und Erweiterung für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens entscheidender sind, während das Marketing erst in einem zweiten Schritt mittels Digitalisierungsstrategien neu zu positionieren ist. Daher wurden zum Thema Marketing für das Unternehmen nach einer Ist-Analyse lediglich erste Strategien entwickelt. Es wird empfohlen, dass der auf diesem Gebiet erforderliche, weitergehende Beratungsbedarf in den Bereichen Suchmaschinenmarketing, Multichannel-Ansprache und Social Marketing zu einem späteren Zeitpunkt – idealerweise nach Umsetzung der in den vorangegangenen Kapiteln definierten Strategien und Empfehlungen – erfolgt.

Die eingehende Analyse der Prozesslandschaft hat aufgezeigt, dass das aktuell im Einsatz befindliche Buchungssystem strukturelle Defizite in der Automatisierung von Abläufen, insbesondere in der Abwicklung von Buchungsprozessen aufweist.

Von den anfänglichen Funktionen eines einfachen, webbasierten Kalendersystems zur Online-Reservierung und Darstellung aktueller Belegungszeiten ist nach einem Jahr Praxisbetrieb zu konstatieren, dass durch die unterschiedlichen Angebote und Konditionen mit einer differenzierten Zielgruppenansprache komplexere Prozesse abzubilden sind. Die derzeit installierte Software ist nicht in der Lage, diese Komplexität zu leisten. Vor diesem Hintergrund wurde das Unternehmen im Hinblick auf weitergehenden Lösungen zur Digitalisierung der verschiedenartigen Prozessabläufe im Buchungsprozess beraten.

Eine erste Bedarfsanalyse auf Basis des Ist-Zustands hat im Ergebnis gezeigt, dass die zukünftige Softwarelösung eine Vielzahl an Kriterien erfüllen muss, um die gewünschte Erweiterung und Optimierung digitaler Prozesse zu gewährleisten.

Eine daraus resultierende Effizienzsteigerung schafft der Unternehmensseite neue Freiräume und Optionen zur Neukundengewinnung, zugleich führen einfache, klar strukturierte Prozessabläufe zu einer hohen Zufriedenheit und somit dauerhaften Kundenbindung.

Aufgrund des umfassenden Angebots webbasierter Buchungssoftware und deren komplexer, teils unüberschaubarer Funktionen wurde das Unternehmen dahingehend beraten, die für den mittelfristigen Bedarf primären Funktionen von den weniger relevanten Funktionen zu trennen.

Dazu ist ein klar strukturierter Aufbau mit optimaler Einbindung in die vom Unternehmen genutzte CMS-Websitebasis „WordPress“ von Bedeutung. Eine einfache Handhabung der Softwarelösung mit Flexibilität bei zukünftigen Erweiterungen der Leistungsangebote, Plattformen oder auch Standorte ist von ebenso großer Relevanz. Die einfache Integration weiterer Dienste mit Synchronisation von Kalender-Apps, die Einbindung von Abonnements bzw. Spezialtarifen und schließlich die Integration bekannter Bezahldienste, wie „Stripe“ und „PayPal“, wurden als ebenso wichtige Kriterien erkannt und waren somit Bestandteil der Strategieentwicklung.

Letztlich sollen neben den Buchungsprozessen auch die Kommunikationsprozesse mit bestehenden und potenziellen Kunden optimiert werden. Dazu erfolgte eine Beratung hinsichtlich einer Optimierung der Kundenverwaltung mit Generierung eines automatisierten und zugleich individuell anpassbaren Email-Versands. In diesem Kontext sind auch die seit Mai 2018 verbindlich geltenden Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Auswahl des Anbieters zu berücksichtigen.

Dem Beratungsunternehmen wurde empfohlen, auf Grundlage der Bedarfsanalyse einen detaillierten Kriterienkatalog zu erstellen, der sämtliche für die Optimierung der digitalen Geschäftsprozesse relevanten Funktionen beinhaltet. Unterstützend soll die ebenfalls im Beratungsprozess erstellte Auswahl derzeit am Markt erhältlicher Softwarelösungen dienen. Diese Liste beinhaltet bereits eine Eingrenzung auf die primären Funktionen der relevanten Prozesse im online ablaufenden Buchungs- und Kommunikationsprozess.

Auf Basis des aktuellen Kenntnisstandes erfolgt die Empfehlung, den Anbieter „Amelia“ für eine intensive Testphase auf dem vorhandenen System zu installieren. Diese Buchungssoftware verfügt über zahlreiche, praxisorientierte Serviceleistungen für einen zukunftssicheren Einsatz im Unternehmen und ist zudem unkompliziert in die vorhandene Website und die CMS-Basis WordPress zu integrieren.

Aus Datenschutzgründen wurde das Beratungsunternehmen anonymisiert