Neuaufbau Geschäftsmodell für DMS mittels e-Learning

DMS Schulung Portal

Neuaufbau Geschäftsmodell für DMS mittels e-Learning

Ziel: Plattform im Bereich e-Learning für Dokumentenmanagementsysteme

 

Der Fokus der Beratung – und späteren Realisierung – wurde auf die Unterstützung beim Neuaufbau eines digitalen Geschäftsmodells für die onlinebasierte Schulung von kommunalen Mitarbeitern in der öffentlichen Verwaltung gelegt.

Als Ziel wurde definiert, eine optimale Basis zur Implementierung einer e-Learning-Software in das vorhandene Content Management System „WordPress“ zu schaffen – ausgerichtet auf eine Schulung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Zukünftig sollen e-Learning sowie e-Support mittels individueller Zugangsprofile zu einer Schulungsplattform für die öffentliche Verwaltung erfolgen. Die optimale und sichere Nutzung aller Möglichkeiten innerhalb des zentralen DMS und die Gestaltung eines übersichtlichen, geordneten und informativen Datenbestandes gewinnt mit zunehmender Annäherung an die vollständig elektronische Akte stetig an Bedeutung.

Um die Angestellten der öffentlichen Verwaltungen als DMS-Anwender hierbei zu unterstützen und diese auf dem aktuellen Wissensstand im Rahmen der Weiterentwicklung des Systems zu halten, sollen videogestützte Schulungen über eine webbasierte Plattform effektiv über Dozenten abgehalten werden.

Als Vorgehensweise wurden folgende Schritte definiert:

  • Ist – Analyse zu Beratungsbeginn mit Stärken und Schwächen

  • Entwicklung einer Digitalstrategie zum Aufbau eines neuen Geschäftsmodells im Bereich e- Learning (DMS-Lösungen) über eine eigene Schulungsplattform als Online-Vertriebsweg

  • Darlegung der Beratungsergebnisse mit Massnahmenplan zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategien, auch im Hinblick auf eine Erweiterung der Zielgruppenansprache

DMS Schulungsportal

Lösung: „Lernmanagementsysteme“ (LMS)

  • Ein LMS kombiniert eine Vielzahl von Funktionen, um eine Unterrichtsumgebung zu präsentieren, ohne dass die Kunden dazu in einem physischen Raum anwesend sein müssen. Hauptzweck einer LMS-Lösung muss daher stets die Verbesserung des Unterrichts und die Förderung des individuellen Lernens sein. Eine solche Technologie sollte immer den Kompetenzerwerb unterstützen und nicht umgekehrt.
  • Folgende Funktionen sollte die LMS-Lösung idealerweise beinhalten, um auf langfristige Sicht flexibel auf eine Erweiterung der e-Learning-Angebote des Unternehmens reagieren zu können:

 

DMS schulungsportal

• Ein Single-Sign-On der Lernplattform, die Cloudwerkzeuge von Drittanbietern (z.B. Microsoft Office 365) vollständig integriert, statt in mehreren, voneinander unabhängigen Systemen und Anwendungen arbeiten zu müssen.

• Ein gehostetes Portal (vorzugsweise über das bereits im Unternehmen bekannte CMS WordPress), das Bildungsprozesse verbindet und verbessert und gleichzeitig die Schulungsteilnehmer im Fokus hält. 

Kernfunktionen wie Planung, Aufgaben, Kommunikations- und Testwerkzeuge, die auf die individuellen Ziele der verschiedenen Kommunalverwaltungen (z.B. papierlose Verwaltung bzw. E-Akte) abgestimmt sind.

• Eine 360°-Berichterstattung, Einblicke in den Fortschritt und die Leistungen der Schulungsteilnehmer, um ggf. die Schulungsinhalte daran anzupassen und Informationen für die weitere Planung einbeziehen zu können.

Automatisierung von Routineaufgaben, die Zeit einsparen helfen und dazu beitragen können, allen Schulungsteilnehmern die gleichen Standards zu bieten.

 

Zusammenfassung der Ergebnisse

 

Die Beratung erfolgte im Hinblick auf die Auswahl einer geeigneten Software-Lösung im Bereich e-Learning für das Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Dazu ist vorgesehen, ein sogenanntes Schulungsportal innerhalb des bereits im Unternehmen verwendeten Content Management Systems „WordPress“ zu installieren und einzurichten, in dem über die Bereitstellung von Lernvideos unter anderem die Frage nach einer effektiven Navigation innerhalb der DMS-Software beantwortet wird.

In einer Grundschulung in Gestalt von zunächst sieben Lektionen mit insgesamt über 20 Videos wird der Dozent Schritt für Schritt sämtliche Funktionen des DMS und dessen optimalen Einsatz in der Praxis aufzeigen. Zudem ist Zielsetzung, das Gelernte jederzeit wiederaufzufrischen, bestimmte Themen nachzuschlagen oder die individuellen Kenntnisse in der Software weiter zu vertiefen.

Die Kursteilnehmer sollen dabei in der Lage sein, in ihrem ganz eigenen Tempo ihr Wissen zu perfektionieren und dabei der Lernfortschritt bis zum nächsten Besuch des online-Schulungsportals gespeichert werden.

Aus Datenschutzgründen wurde das Beratungsunternehmen anonymisiert

Förderung von beratungen gemeinsam mit dem RKW Hessen

Kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Freiberufler können gemeinsam mit dem RKW HESSEN Beratungsleistungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie Produkten und Dienstleistungen  in Anspruch nehmen.

Damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt!
Weitere Infos gibt es  auf der Website des RKW HESSEN

Beratungsprojekte für hessische kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können für bis zu zehn Tagewerke bezuschusst werden.

  • Der Zuschuss beträgt 600 EUR je Tagewerk  Tagewerk
  • D.h. maximal 6.000 EUR bzw. 6.500 EUR 
  • und max. 50% des Beratungshonorars.

Mögliche Themenschwerpunkte der Digitalisierungsberatung können sein:

Digitale Geschäftsmodelle: Neue Produktinnovationen und Services

  • Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle, Produkte sowie Services
  • Ergänzung und Anpassung bestehender Produkte um digitale Aspekte
 

Digitalisierung der Prozesslandschaft

  • In allen Bereichen im Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Kunden bzw. Lieferanten möglich (Bestellvorgänge, Lagerhaltung, Produktion, Archivierung u.a.)
  • Einführung von e-Business-Software-Lösungen, z.B. IT-gestützte Managementsysteme, Modellierung von Geschäftsprozessen
 

Digitalisierung des Marketings

  • Webanwendungen unter Beachtung der Usability (alle Endgeräte betrachtend), z.B. Webseiten, Apps
  • Online-Vertriebswege, z.B. Webshops, eSupport, elektronische Marktplätze
  • automatisierte, personalisierte und Multi-Channel-Kundenansprache
  • Professionalisierung des Suchmaschinenmarketings und des Social Marketing
 

Gewährleistung der IT-Sicherheit

  • Begleitung bei der Umsetzung von erforderlichen Maßnahmen, z.B. Cloud Computing, digitale Verschlüsselung, mobile Zugriffstechniken, elektronische Signaturen
  • Organisation und Schutz von Daten
  • Entwicklung und Realisierung von ganzheitlichen IT-Konzepten

 

Vorranggebiete Beratungsförderung

https://www.rkw-hessen.de/beratungsfoerderung/kostenfreie-erstberatung/vorranggebiete.html

KMU-Kriterien – Was ist ein kleines und mittleres Unternehmen?

https://www.rkw-hessen.de/beratungsfoerderung/kostenfreie-erstberatung/kmu-kriterien.html