15 Jan. Betriebsberatung zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Ziel der Beratung: Digitalisierungsstrategie zur Optimierung der Geschäftsprozesse
Das Dresdner Unternehmen strebt im Rahmen einer Betriebsberatung die Integration einer langfristig angelegten Digitalisierungsstrategie zur Optimierung der Geschäftsprozesse an. Ziel ist es, die zahlreichen Websites bzw. Landingpages des Unternehmens zukünftig unter dem Dach eines einheitlichen Portalsystems zu verwalten und somit die Effizienz sowie die technische und inhaltliche Kontrolle zu verbessern.
Im Laufe der Jahre hat die GmbH neben ihrem Kerngeschäft der Steuer- und Unternehmensberatung verschiedene Geschäftsbereiche entwickelt, die jeweils durch separate Online-Präsenzen mittels Content Management Systemen (CMS), insbesondere durch WordPress abgebildet wurden. Dazu zählen Infoportale im Bereich der 5 Unternehmensnachfolge und -bewertung sowie Dienstleistungen im Kontext von An- und Verkäufen von KMU in Sachen.
Die zunehmende Anzahl dieser Websites hat zu steigenden Anforderungen an die Verwaltung und Wartung geführt, die mit einem erheblichen zeitlichen und technischen Aufwand verbunden sind. Hinzu kommt, dass die Hauptwebsite des Unternehmens im Jahr 2019 von einer externen Webagentur über ein individuelles, nicht frei verfügbares CMS erstellt wurde. Diese Website wird zum Zeitpunkt der Beratungsinanspruchnahme durch diesen externen Dienstleister betreut, was die Unabhängigkeit und Flexibilität der GmbH bei der Verwaltung ihrer Webpräsenzen nochmals deutlich einschränkt.
Die Beratung verfolgt daher zwei zentrale Ziele:
1. Auswahl eines geeigneten CMS: Alle bestehenden Websites und Landingpages sollen zukünftig über ein einheitliches CMS verwaltet werden, um die Pflege und Weiterentwicklung zu vereinfachen.
2. Etablierung eines zentralen Webportals: Dieses Portal soll einerseits die interne Verwaltung sämtlicher Online-Präsenzen ermöglichen und andererseits Optionen für externe Zugriffe durch IT-Dienstleister oder gegebenenfalls Mandanten bieten.
Diese Maßnahmen sollen die ADVA GmbH dabei unterstützen, ihre Online-Aktivitäten effizienter zu organisieren, technische Herausforderungen zu reduzieren und eine einheitliche digitale Präsenz zu etablieren
Interne Vorteile der Zielerreichung
Zeit- und Kostenersparnis
Mittels einer zentralen Verwaltung der Websites bzw. Infopages unter einem einheitlichen CMS entfallen redundante Arbeiten und der Pflegeaufwand wird erheblich reduziert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, insbesondere da die Abhängigkeit von externen Dienstleistern verringert wird.Effizienzsteigerung
Die Standardisierung der technischen Infrastruktur ermöglicht eine bessere Organisation und schnellere Bearbeitung von Änderungen. Mitarbeiter können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten in der Steuer- und Unternehmensberatung konzentrieren, während technische Hürden minimiert werden.Unabhängigkeit und Flexibilität
Die bisherige externe Verwaltung der Hauptwebsite wird überflüssig, da das Unternehmen künftig die Kontrolle über sämtliche Webpräsenzen selbst übernimmt. Dies schafft Flexibilität und reduziert die Abhängigkeit von Dritten.Erhöhte Datensicherheit
Durch die Einführung eines einheitlichen Systems kann die IT-Sicherheit leichter gewährleistet werden, da alle Websites zentral verwaltet und Sicherheitsupdates schneller implementiert werden können.
Zusammenfassung der Ergebnisse
Das seit 2015 in Dresden ansässige Unternehmen steht vor der Herausforderung, ihre stark zersplitterte Weblandschaft, bestehend aus mehreren eigenständigen Websites und unterschiedlichen Content-Management-Systemen, zu vereinheitlichen und technisch zu modernisieren. Die bisherige Struktur erschwert nicht nur eine einheitliche Corporate Identity, sondern stellt auch Mitarbeitende ohne IT-Kenntnisse vor große Herausforderungen bei der inhaltlichen Pflege und technischen Verwaltung. Zudem basieren viele der bestehenden Websites auf veralteten WordPress-Themes und nicht weiterentwickelten Plugins, was Sicherheits- und Kompatibilitätsrisiken mit sich bringt. Diese Probleme werden durch die unzureichende Performance und Skalierbarkeit des bestehenden Shared Hosting beim deutschen Hosting Anbieter Strato verstärkt.
Um diese Herausforderungen zu lösen, wurde im Zuge der Digitalisierungsberatung der Aufbau eines zentralen WordPress-Multisite-Portals empfohlen. Diese Plattform ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Websites der ADVA GmbH und schafft somit eine einheitliche technische Basis. Während jede Website individuell an die jeweiligen Geschäftsbereiche angepasst werden kann, erlaubt die Multisite-Struktur dennoch zentrale Updates und Designanpassungen, die zeitsparend und effizient umgesetzt werden können. Gleichzeitig wird die Migration und Modernisierung der bestehenden Websites vorgeschlagen, bei der veraltete Themes und Plugins durch moderne Alternativen ersetzt werden. Eine Staging- Umgebung stellt sicher, dass Änderungen vor deren Veröffentlichung getestet werden können, um Fehler zu vermeiden und die Qualität zu sichern.
Für die technische Infrastruktur wird der deutsche Hosting-Spezialist Raidboxes empfohlen, der sich auf WordPress spezialisiert hat. Raidboxes bietet nicht nur eine hervorragende Performance durch optimierte Serverkonfigurationen, sondern auch wichtige Funktionen wie automatische Backups, integrierte Sicherheitsmaßnahmen und DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Diese sogenannte „Managed Hosting“-Lösung beseitigt die bisherigen Performance-Probleme und sorgt für eine stabile, skalierbare und zuverlässige Grundlage für das neue Portalsystem.
Darüber hinaus wird mit der Einführung des WordPress-Portals eine intuitive Plattform geschaffen, die es Mitarbeitenden ohne technische Expertise ermöglicht, Inhalte einfach zu erstellen und zu verwalten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und ein rollenbasiertes Zugriffssystem gewährleisten dabei die notwendige Balance zwischen Bedienbarkeit und 4 Sicherheit. Gleichzeitig sorgt das zentrale System für eine konsistente Außendarstellung der ADVA GmbH und verbessert die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
Insgesamt bietet die Kombination aus einem WordPress-Multisite-System und einem spezialisierten Hosting-Anbieter wie Raidboxes eine zukunftssichere Lösung, die nicht nur die aktuellen Herausforderungen der ADVA GmbH löst, sondern auch als Grundlage für eine langfristige Digitalisierungsstrategie dient. Die Modernisierung der Websites und die Integration in eine einheitliche Plattform optimieren die internen Prozesse, stärken die Außenwirkung und schaffen eine leistungsstarke Basis für zukünftige Erweiterungen wie Mandantenportale oder andere digitale Services.
Aus Datenschutzgründen wurde das Beratungsunternehmen anonymisiert
Förderung von beratungen gemeinsam mit Ellipsis Gesellschaft für Unternehmensentwicklung mbH
Kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Freiberufler können gemeinsam mit der Ellpsis Beratungsleistungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie Produkten und Dienstleistungen in Anspruch nehmen.
Damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt!
Weitere Infos gibt es auf der Website der ELLIPSIS
Beratungsprojekte für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können für bis zu zehn Tagewerke bezuschusst werden.
- Der Zuschuss beträgt 35 bis zu 70 %
- und max. 50% des Beratungshonorars.
Mögliche Themenschwerpunkte der Digitalisierungsberatung können sein:
Geschäftsmodell / Strategie:
- Social-Media-Kommunikationskonzepte
- Digitale Vertriebskanäle, Plattformen und Applikationen
- Digitale Formate für Präsentationen auf Messen
- Neue Produkte und Dienstleistungen
- Produkt-, Service- und Kundenportfolio
- Kooperationen: Nutzung von Netzwerken, insb. Startups und etablierte Unternehmen
Geschäftsprozess / Organisation:
- Umfassende Digitalisierungsstrategie
- Predictive-maintenance Anwendungen, z. B. Fernwartung
- Enterprise Resource Planning Systems (ERP)
- (Digitale) Standards und Normen
- IT- und/oder Datensicherheitskonzepte
- Produktbegleitende und/oder Anwendersteuerungssoftware (Applikationen etc.)
- Datenbasierte Dienstleistungen
- Projekte im Bereich der Usabillity-Verbesserung
- Verbesserung von Prozessen für Kunden- und Lieferantenschnittstelle (inkl. Aftersales)
Informieren Sie sich direkt unter https://www.ellipsis.de/Förderrichtlinie-Digitalisierung-Zuschuss-EFRE